Cómo crear una app de mantenimiento de equipos en AppSheet paso a paso

Los talleres, las flotas de vehículos y las áreas de mantenimiento suelen llevar sus registros en papel o en hojas de cálculo que nadie actualiza a tiempo. Con una app de mantenimiento de equipos en AppSheet, el técnico registra la intervención desde su celular, adjunta fotos del trabajo y el sistema te avisa cuándo toca la siguiente revisión.

Es la segunda idea de nuestra lista de 10 ejemplos de aplicaciones hechas con AppSheet. Es un proyecto de nivel intermedio a avanzado, así que conviene haber hecho antes el tutorial de la app de inventario.

Qué vas a lograr: una app que registra equipos, técnicos, mantenimientos preventivos y correctivos y sus actividades, calcula cuándo vence la próxima revisión de cada equipo y muestra un panel con lo pendiente.
Tiempo: entre 1 y 2 horas. Necesitas: una cuenta de Google.

Cómo funciona la app

Usaremos cuatro tablas relacionadas entre sí:

Equipos: cada vehículo o máquina, con su código y cada cuántos días necesita mantenimiento preventivo.
Tecnicos: las personas que realizan los trabajos.
Mantenimientos: cada intervención, ya sea preventiva o correctiva, con su estado, fotos y observaciones.
Actividades: las tareas concretas realizadas dentro de cada mantenimiento (cambio de aceite, revisión de frenos, etc.).

Paso 1: Crear la hoja de Google Sheets

Crea un archivo llamado Control de mantenimiento con cuatro pestañas. Los encabezados van en la fila 1 y sin espacios (usa guion bajo). Las columnas de fotos se dejan vacías.

Pestaña "Equipos"

ID_Equipo	Codigo	Nombre	Tipo	Ubicacion	Frecuencia_Dias	Estado	Foto
E001	VEH-001	Camioneta Hilux	Vehículo	Patio principal	90	Operativo
E002	MAQ-001	Compresor de aire	Maquinaria	Taller	60	Operativo

Pestaña "Tecnicos"

ID_Tecnico	Nombre	Email	Telefono	Especialidad
T001	Tu nombre	tu-correo@gmail.com	999000111	Mecánica
T002	Técnico 2	otro@ejemplo.com	999000222	Electricidad

En el técnico T001 usa tu propio correo de Google. Más adelante la app asignará automáticamente al técnico según la cuenta con la que inicie sesión.

Pestaña "Mantenimientos"

ID_Mant	Equipo	Tipo	Fecha_Programada	Estado	Tecnico	Descripcion	Fecha_Realizada	Foto_Antes	Foto_Despues	Observaciones
M001	E001	Preventivo	10/07/2026	Finalizado	T001	Cambio de aceite y filtros	10/07/2026			Sin novedades

Usa el formato de fecha que tenga configurado tu hoja de cálculo.

Pestaña "Actividades"

ID_Act	Mantenimiento	Actividad	Horas	Repuesto	Completada
A001	M001	Cambio de aceite	1	Aceite 15W40	TRUE
A002	M001	Cambio de filtro de aire	0.5	Filtro de aire	TRUE

Observa que la hoja no guarda la fecha de la próxima revisión ni el estado preventivo del equipo. La app los calculará solos a partir del historial.

Paso 2: Crear la app

En tu hoja, ve a Extensiones → AppSheet → Crear una aplicación. También puedes entrar a appsheet.com y elegir Create → App → Start with existing data.

Se crea la app con la primera pestaña. Agrega las otras tres desde Data → Tables → Add new table → Existing, eligiendo el mismo archivo y cada pestaña.

El editor de AppSheet aparece en inglés, por eso usamos los nombres originales de cada opción.

Paso 3: Configurar la tabla Equipos

Ve a Data → Columns → Equipos:

Columna	Tipo	Ajustes
ID_Equipo	Text	Key activado, Initial value: `UNIQUEID()`, Show? desmarcado
Codigo	Text	Require activado y Scannable activado (para escanear una etiqueta o código QR del equipo)
Nombre	Name	Require activado y Label? activado
Tipo	Enum	Valores: Vehículo, Maquinaria, Herramienta, Otro
Ubicacion	Text	Sin ajustes especiales
Frecuencia_Dias	Number	Require activado, Initial value: `90`
Estado	Enum	Valores: Operativo, En mantenimiento, Fuera de servicio. Initial value: `Operativo`
Foto	Image	Sin ajustes especiales

Agrega tres columnas virtuales

Con Add virtual column, crea estas tres, en este orden.

Ultimo_Mantenimiento (tipo Date). En App formula pega:

IF(
  ISNOTBLANK(SELECT(Mantenimientos[ID_Mant], AND([Equipo]=[_THISROW].[ID_Equipo], [Estado]="Finalizado"))),
  MAX(SELECT(Mantenimientos[Fecha_Realizada], AND([Equipo]=[_THISROW].[ID_Equipo], [Estado]="Finalizado"))),
  ""
)

Proxima_Revision (tipo Date). En App formula pega:

IF(ISBLANK([Ultimo_Mantenimiento]), TODAY(), [Ultimo_Mantenimiento] + [Frecuencia_Dias])

Estado_Preventivo (tipo Text). En App formula pega:

IFS(
  ISBLANK([Ultimo_Mantenimiento]), "Sin historial",
  [Proxima_Revision] < TODAY(), "Vencido",
  [Proxima_Revision] <= TODAY() + 7, "Próximo",
  TRUE, "Al día"
)

Con esto cada equipo se clasifica solo: Vencido si ya pasó la fecha, Próximo si vence en los próximos 7 días, Al día en los demás casos y Sin historial si todavía no tiene ningún mantenimiento finalizado.

Si las fórmulas dan error, revisa que los nombres de columnas y de tablas estén escritos exactamente igual que en tu hoja, respetando mayúsculas.

Paso 4: Configurar la tabla Tecnicos

Columna	Tipo	Ajustes
ID_Tecnico	Text	Key activado, Initial value: `UNIQUEID()`, Show? desmarcado
Nombre	Name	Require activado y Label? activado
Email	Email	Require activado
Telefono	Phone	Sin ajustes especiales
Especialidad	Enum	Valores: Mecánica, Electricidad, Soldadura, General

Paso 5: Configurar la tabla Mantenimientos

Columna	Tipo	Ajustes
ID_Mant	Text	Key activado, Initial value: `UNIQUEID()`, Show? desmarcado
Equipo	Ref	Source table: Equipos, Require activado, Is a part of? activado
Tipo	Enum	Valores: Preventivo, Correctivo. Input mode: Buttons. Require activado
Fecha_Programada	Date	Initial value: `TODAY()`, Require activado
Estado	Enum	Valores: Programado, En proceso, Finalizado. Initial value: `Programado`. Input mode: Buttons
Tecnico	Ref	Source table: Tecnicos, Initial value: `ANY(SELECT(Tecnicos[ID_Tecnico], [Email]=USEREMAIL()))`
Descripcion	LongText	Require activado
Fecha_Realizada	Date	Show_If: `[Estado]="Finalizado"` y Require_If: `[Estado]="Finalizado"`
Foto_Antes	Image	Sin ajustes especiales
Foto_Despues	Image	Sin ajustes especiales
Observaciones	LongText	Sin ajustes especiales

Gracias a la fórmula inicial de Tecnico, cuando un técnico crea un mantenimiento la app lo asigna automáticamente según el correo con el que inició sesión. Un administrador puede cambiarlo si lo necesita.

Agrega dos columnas virtuales

Titulo (tipo Text, con Label? activado). Sirve para que cada mantenimiento aparezca con un nombre claro en las listas:

[Equipo].[Nombre] & " - " & [Tipo] & " - " & TEXT([Fecha_Programada], "DD/MM/YYYY")

Total_Horas (tipo Number). Suma las horas de todas las actividades del mantenimiento:

SUM(SELECT(Actividades[Horas], [Mantenimiento]=[_THISROW].[ID_Mant]))

Paso 6: Configurar la tabla Actividades

Columna	Tipo	Ajustes
ID_Act	Text	Key activado, Initial value: `UNIQUEID()`, Show? desmarcado
Mantenimiento	Ref	Source table: Mantenimientos, Require activado, Is a part of? activado
Actividad	Text	Require activado y Label? activado
Horas	Decimal	Initial value: `0`
Repuesto	Text	Sin ajustes especiales
Completada	Yes/No	Initial value: `FALSE`

Al marcar Is a part of?, las actividades se registran dentro de cada mantenimiento y los mantenimientos dentro de cada equipo. Así, al abrir un equipo ves todo su historial de intervenciones.

Paso 7: Crear los botones Iniciar y Finalizar

Para que el técnico cierre un trabajo con un solo toque, crea una acción en Data → Actions → New action:

Action name: Finalizar. For a record of this table: Mantenimientos.
Do this: Data: set the values of some columns in this row.
Set these columns: Estado = "Finalizado" y Fecha_Realizada = TODAY().
Only if this condition is true: [Estado] <> "Finalizado".
En Prominence, elige Display prominently para que aparezca como botón principal.

Repite el proceso para crear la acción Iniciar, que cambia Estado a "En proceso" y solo se muestra cuando [Estado]="Programado".

Paso 8: Crear las vistas y el panel

Primero, tres slices

Un slice es un filtro guardado de una tabla. Ve a Data → Slices → New Slice y crea:

Nombre	Tabla	Row filter condition
Equipos_Vencidos	Equipos	`[Estado_Preventivo]="Vencido"`
Mant_Pendientes	Mantenimientos	`[Estado] <> "Finalizado"`
Mant_Realizados	Mantenimientos	`[Estado] = "Finalizado"`

Después, las vistas

En UX → Views configura:

Equipos: tipo Deck. Primary header: Nombre. Secondary header: Codigo. Summary column: Estado_Preventivo. Main image: Foto.
Mantenimientos: tipo Table o Deck, ordenado por Fecha_Programada de forma descendente.
Calendario: tipo Calendar, tabla Mantenimientos, Start date: Fecha_Programada.
Pendientes: tipo Deck basado en el slice Mant_Pendientes, ordenado por Fecha_Programada ascendente.
Vencidos: tipo Deck basado en el slice Equipos_Vencidos.
Gráfico: tipo Chart, tabla Mantenimientos, Chart type: Column, Group by: Estado, Aggregate: COUNT.
Panel: tipo Dashboard. En Views, agrega Pendientes, Vencidos y Gráfico, y activa Interactive mode.

En la barra inferior de la app deja como vistas principales Panel, Equipos, Mantenimientos y Calendario. Las demás puedes ponerlas en el menú lateral.

Colores de alerta

En UX → Format rules crea dos reglas para la tabla Equipos: texto rojo cuando [Estado_Preventivo]="Vencido" y texto naranja cuando [Estado_Preventivo]="Próximo".

Paso 9: Probar la app en el simulador

Abre el equipo Camioneta Hilux y revisa su historial: debe aparecer el mantenimiento M001.
Verifica el campo Estado_Preventivo. Si la fecha del mantenimiento de ejemplo ya quedó atrás, debe decir Vencido.
Dentro del equipo, pulsa + para crear un mantenimiento Preventivo. Comprueba que el equipo ya viene seleccionado y que tu nombre aparece como técnico.
Agrega dos actividades con sus horas y confirma que Total_Horas suma correctamente.
Pulsa Iniciar y luego Finalizar. Comprueba que se pide la fecha realizada y que el equipo pasa a Al día.
Revisa que el Panel y el Calendario muestran los datos nuevos.

Paso 10 (opcional): Automatizar con bots

Esta parte es la más avanzada, pero es la que convierte la app en un sistema de mantenimiento real. Ve a Automation → Bots → Create a new bot.

Bot 1: Programar solo el siguiente preventivo

Cuando se finaliza un mantenimiento preventivo, se crea automáticamente el siguiente.

Event: Data change, tabla Mantenimientos, solo Updates, con esta condición:

AND([_THISROW_BEFORE].[Estado]<>"Finalizado", [_THISROW_AFTER].[Estado]="Finalizado", [_THISROW_AFTER].[Tipo]="Preventivo")

Process: agrega un paso Run a data action y elige Add a new row to another table using values from this row. Tabla: Mantenimientos. Asigna estas columnas:
- ID_Mant = UNIQUEID()
- Equipo = [Equipo]
- Tipo = "Preventivo"
- Fecha_Programada = [Fecha_Realizada] + [Equipo].[Frecuencia_Dias]
- Estado = "Programado"
- Tecnico = [Tecnico]
- Descripcion = "Mantenimiento preventivo programado"

Bot 2: Avisar cuando hay un trabajo correctivo

Event: Data change, tabla Mantenimientos, solo Adds, con la condición [Tipo]="Correctivo".
Process: paso Send an email, dirigido al supervisor. Para el asunto puedes usar:
```
"Nuevo trabajo correctivo: " & [Equipo].[Nombre]
```
y en el cuerpo, [Descripcion].

Los bots y el uso de la app con usuarios reales pueden requerir un plan de pago de AppSheet. Revisa los precios vigentes en su página oficial antes de implementarla en tu empresa.

Paso 11: Compartir la app con tu equipo

En el editor usa la opción Share para agregar los correos de los técnicos y supervisores, y en Security activa que se requiera iniciar sesión. Cada persona instala la app AppSheet en su celular y la abre con su cuenta de Google. Recuerda que el correo registrado en la tabla Tecnicos debe ser exactamente el de esa cuenta.

La ubicación exacta de algunos botones puede cambiar cuando AppSheet actualiza su editor.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

Ultimo_Mantenimiento sale vacío: revisa que el estado esté escrito exactamente como Finalizado y que la fecha realizada esté completa.
El técnico no se asigna solo: el correo de la tabla Tecnicos debe ser idéntico al de la cuenta con la que entras a la app.
En las listas aparecen códigos como E001: marca la columna de nombre de cada tabla como Label.
El bot no se dispara: comprueba que esté activado, que el evento sea Updates y que la condición use _THISROW_BEFORE y _THISROW_AFTER tal como aparece arriba.
Las fotos no se ven en la hoja: es normal. La hoja guarda solo la ruta del archivo y AppSheet sube las imágenes a una carpeta de tu Google Drive. No borres esa carpeta.

Preguntas frecuentes

¿Sirve para una flota de vehículos?
Sí. Usa el tipo Vehículo y agrega una columna de kilometraje en Mantenimientos. Así puedes registrar el kilometraje de cada servicio.

¿El técnico puede usarla sin internet?
AppSheet permite trabajar sin conexión y sincroniza los datos cuando vuelve la señal. Revisa la configuración del modo sin conexión de tu app antes de usarla en campo.

¿Cómo hago que cada técnico vea solo sus trabajos?
Con un filtro de seguridad (Security filter) en la tabla de mantenimientos. Consulta la documentación oficial de AppSheet para configurarlo según tus roles.

Siguientes pasos

Con esta base ya tienes un sistema de mantenimiento preventivo y correctivo funcionando. Si todavía no creaste la app de inventario, puedes combinarla con esta para controlar también los repuestos. Y si buscas más ideas, revisa nuestra lista completa de 10 ejemplos de aplicaciones hechas con AppSheet.

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